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展会策划前期企业应该做哪些准备工作?

展览展示设计

随着社会经济的发展,展览展示设计的需求迅速增长。这个行业的业务范围主要包括三个类别,一是文化艺术、科学技术、自然环境博物馆,这些展馆以长期展示为主;二是临时性展览,如贸易展、大型会议、集会以及其他短期展览;三是商业空间设计,如购物中心、商铺门店及橱窗展示设计。


长期展示设计

像博物馆、美术馆这种长期展馆设计,有别于短期的展会设计。设计师经常与建筑设计或规划机构一起工作,展览设计师可以是内部的正式员工,也可以是其他的平面设计师、室内 设计师、照明设计师、摄影师、影视制作师和插画师。

设计师在进行项目合同谈判之前,确定展览展示的工作范围十分关键和重要。如:展馆的面积,所有可能用到的材料, 比如展架展柜、图片、视听设备、电脑设备等。还有掌控各种各样的输入设备,事务助理,文字编写,建筑工程服务,新的插图或摄影,图片研究,物质采购,施工监理等事项。如果是建立一个博物馆,那么设计师还要了解需要展示的所有的各种各样物品和图片,包括数量、类别、大小、材质。应用新技术新材料使设计项目具有创新特色,有利于项目谈判。

建设单位会要求设计师或展馆策划人员根据预算对展览项 目进行研究并出具一份可行性报告。一份可行性报告包括实地考察,如何围绕主题进行展示,提出一个独特的表现主题的方式和线索,确定图片和信息资源。


临时展示设计

临时性展会一般只有三到七天,也称为“临展”。布展前客户会聘请一个专家顾问或一个展示策划公司,展示项目可能将设计与制作分别招标,也可能由一家公司完成。展示设计中需要把展览展示的全部细节考虑进去,如商业信息的传达方式,展位环境,以及运输所需要的可拆卸便携式要求。平面设计方面的需要如字体设计、摄影、插图设计和整体创意风格等。在展览地点也需要打印宣传材料,这些要与整个展览设计同时进行。选择材料和制作工艺的时候,设计师不仅仅考虑到表达创意的需要,还要考虑这些设计只有很短的使用寿命,即使可拆卸的反复使用的展架展柜也只有几年的使用寿命。只有全面统筹考虑之后,项目报价才会合理并赢得客户的认同。

设计费用通常占到整个工程费用的15%-25%,有一些展示公司用设计方案参与竞标以赢得制作施工业务,其实设计成本一般都会算进工程费用里面。具体操作方式和协议条款都要取决于客户的态度,所以从一开始的时候就要了解客户的需要并且一直与客户保持紧密友好的联系。

 
橱窗展示设计

零售商店和精品店的橱窗展示每月或者不定期的予以更换,设计费用可以按时段计算,也可以按数量计算,同时也需要考虑每一个项目不同的标准和成本。因为没有特定的行业收费标准,通常按照行业惯例进行商议。设计师要为工作项目提交符合一定规格的方案或草图规划。预算中除了设计费用,当 然也包括各种材料的成本开支(大约占总费用的50%)。设计师负责提供橱窗展示所有的材料、道具以及用于背景展示使用的物品(除了用于在橱窗里展示的时装模特儿模型)。设计师对这些展示装饰材料的耐久性负责;任何因为展示结构或展示材料的缺陷而造成的维修都由设计师承担相应的责任。有长期服务协议的橱窗展示项目,除了那些永久性设施,展示材料由双方协商约定所有权的归属,即使是为特定的工程项目购买和 装饰起来的,一般也归设计师所有,设计师可以在更换之后卖掉或者出租这些材料。